Verhaltenskodex

VERHALTENSKODEX der Birke Wellness GmbH

1 Grundsätze

Wir befolgen das Legalitätsprinzip bei allen Handlungen, Maßnahmen und Verträgen; gesetzes- und regelkonformes, verantwortliches und faires Verhalten bestimmen unser gesamtes geschäftliches Verhalten.

Der vorliegende Verhaltenskodex erläutert die Werte, Ziele und Prinzipien für das unternehmerische Handeln der Birke Wellness GmbH   und soll jeden einzelnen Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Handeln ermutigen und ihm dafür Orientierung im Hinblick auf die ethischen und rechtlichen Grenzen geben. Der Verhaltenskodex dient dazu, Mitarbeitern und Geschäftsführung Hilfestellung bei der Vermeidung rechtlicher Risiken und der Bewältigung kritischer Situationen zu geben. Soweit nachfolgend der Begriff „Mitarbeiter“ verwendet wird, bezieht sich dieser auch auf Geschäftsführer.

Integres und rechtlich einwandfreies Verhalten sind für die Birke Wellness GmbH unabdingbarer Bestandteil der Unternehmenskultur. Nur so können wir rechtliche Risiken vermeiden und ein nachhaltig positives Bild in der öffentlichen Wahrnehmung und bei unseren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern erhalten. Zur Erreichung und Wahrung unseres Geschäftserfolges besteht ein existentielles Interesse an der Einhaltung dieser Grundsätze.

2 Vermeidung und korrekte Handhabung von Interessenkonflikten

Interessenkonflikte sind zu vermeiden. Dazu muss auf eine klare Trennung privater und geschäftlicher Angelegenheiten geachtet werden; dies gilt auch für Nebentätigkeiten. Wenn sich ein Interessenkonflikt ergeben sollte, ist er unverzüglich gegenüber der Geschäftsführung  offenzulegen.

3 Vertraulichkeit und Datenschutz

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der Birke Wellness GmbH, sind streng vertraulich zu behandeln. Sie dürfen Außenstehenden nicht zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, sofern dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Erhobene Daten müssen sorgsam aufbewahrt und dürfen nur unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen gespeichert, verarbeitet und übertragen werden.

4 Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Dritten, Wettbewerbsrecht

Wir respektieren den fairen und ungehinderten Wettbewerb. Das Kartellrecht schützt den Wettbewerb vor Beeinträchtigungen durch das Verhalten von Unternehmen zum Wohl aller Marktteilnehmer, d. h. Lieferanten, Wettbewerber und Kunden. Effektiver Wettbewerb sorgt dafür, dass sich das Unternehmen auf dem Markt durchsetzt, das die besten Produkte zu den günstigsten Preisen anbieten kann. Deshalb bekennt sich die Birke Wellness GmbH ausdrücklich zur Einhaltung des Kartellrechts.

Jede Wettbewerbs- oder Kartellrechtsverletzung kann schwerwiegende Konsequenzen für die Birke Wellness GmbH, unseren Ruf und den betroffenen Mitarbeiter nach sich ziehen. Zu diesen Konsequenzen zählt beispielsweise die Verhängung empfindlicher Bußgelder, die Haftung für zivilrechtliche Schadensersatzansprüche, die Nichtigkeit geschlossener Verträge und/oder die strafrechtliche Verfolgung von der Birke Wellness GmbH    und/oder der beteiligten Mitarbeiter.

Unsere Mitarbeiter und Geschäftsführer dürfen sich daher nicht an Praktiken beteiligen, welche die mit dem Wettbewerb stets verbundenen Risiken unternehmerischer Tätigkeit beseitigen oder beschränken. Deshalb sind Absprachen über Preise oder die Aufteilung von Verkaufsgebieten oder Kunden mit Wettbewerbern absolut verboten.  Auch ein so genanntes „Gentlemen’s Agreement“ oder aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Einschränkung des Wettbewerbs oder des Handels auf einem bestimmten Markt bezwecken, können unrechtmäßig sein, auch wenn sie in der Praxis keine wettbewerbsbeschränkende Wirkung haben. In Zweifelsfällen sind die Mitarbeiter dazu angehalten, Rechtsrat bei Ihrem Vorgesetzten einzuholen, bevor konkrete Maßnahmen ergriffen werden.

5 Maßnahmen zur Verhütung von Korruption

Geschäfte, die durch Korruption zustande kommen, sind weder rechtlich erlaubt noch seriös. Wer sich bestechen lässt, verstößt möglicherweise nicht nur gegen Gesetze und schadet dem Unternehmen, sondern macht sich auch erpressbar und verliert damit seine Entscheidungsfreiheit.

Bestechung bedeutet die versuchte Einflussnahme auf Geschäftsentscheidungen oder Entscheidungen einer Behörde. Dabei ist nicht entscheidend, dass derjenige, der die Entscheidung zu treffen hat, tatsächlich beeinflusst wurde. Es reicht schon, wenn nach außen der Eindruck der Bestechlichkeit entsteht.
Bestechlichkeit kann in vielen Formen auftreten und hängt häufig mit der Art der Tätigkeit zusammen. Zwar hat nicht jeder Mitarbeiter der Birke Wellness GmbH Kontakt zu externen Geschäftspartnern. Aber unser Geschäftsleben wird immer komplexer. Deswegen kann man nicht immer sofort und sicher wissen, ob eine bestimmte Verhaltensweise mit dem geltenden Recht im Einklang steht. Bei Zweifelsfällen sollten Sie aktiv werden. Wenn Sie mit einer Situation konfrontiert sind, die Sie nicht selbst einschätzen können, und Rat benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten.

Es gibt die vielfältigsten Formen von Zuwendungen, die als Bestechung aufgefasst werden können. Dies gilt nicht nur für Zuwendungen von Geld, sondern auch bei Geschenken, die ein Geschäftspartner Ihnen oder Dritten macht, unangemessen sind und nichts mit dem eigentlichen Geschäft zu tun haben.

Besondere Probleme kann die Beurteilung von Veranstaltungen und Einladungen bereiten, die zwar der geschäftlichen Tätigkeit zuzuordnen sind, aber zugleich einen nicht unerheblichen privaten Vorteil haben. Dazu gehören Einladungen zu Geschäftsessen, Empfängen, Sport- und Kulturevents, Produktpräsentationen etc. Hier sind jeweils lokalen gesetzlichen Wertgrenzen einzuhalten.

Unsere Mitarbeiter und Geschäftsführer dürfen selbst keine unsachgemäßen Vorteile für sich oder Dritte fordern, sich versprechen lassen oder annehmen.

6 Geldwäsche

Es ist die Unternehmenspolitik von der Birke Wellness GmbH, keine Geschäfte mit Personen oder Organisationen zu tätigen, die an kriminellen oder illegalen Aktivitäten beteiligt sind. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der anwendbaren in- und ausländischen Geldwäschegesetze und -vorschriften verpflichtet. Unter Geldwäsche versteht man die Einschleusung von Bargeld und anderen finanziellen Mitteln aus kriminellen oder illegalen Aktivitäten in den legalen Finanzkreislauf über legitime Unternehmen oder Banken. Die Einschleusung dient dabei nur dazu, die wahre Herkunft des Geldes zu verschleiern. Alle verdächtigen Zahlungsverhalten oder andere ungewöhnliche Finanztransaktionen, die Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Herkunft der Mittel aufkommen lassen, wie z. B. hohe Barzahlungen, müssen dem Vorgesetzten unverzüglich gemeldet werden.

7 Ordnungsgemäße Rechnungslegung

Zur Unternehmensführung eines ehrbaren Kaufmanns gehört eine ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung. Bücher und Aufzeichnungen müssen vollständig und korrekt jede Transaktion wahrheitsgetreu abbilden. Dazu müssen Ausgaben so beschrieben sein, dass sich ihre Verwendung exakt bestimmen lässt. Zudem müssen Ausgaben zeitnah verbucht werden. Die Buchführung muss allgemein anerkannten Standards entsprechen.

8 Geheimhaltung

Mitarbeiter, denen vertrauliche Informationen über die Birke Wellness GmbH, ihre Lieferanten, Kunden oder sonstige Geschäftspartner anvertraut wurden, dürfen solche Informationen während oder nach ihrer Beschäftigung bei der Birke Wellness GmbH weder an Dritte weitergeben noch sie zu ihrem persönlichen Vorteil nutzen, es sei denn:

1. die Weitergabe der Informationen erfolgt auf Grundlage einer wirksamen Geheimhaltungsvereinbarung
2. der Mitarbeiter holt die vorherige Zustimmung zur Weitergabe der vertraulichen Information von einer durch die Birke Wellness GmbH hierfür bevollmächtigten Person ein (nur soweit es um vertrauliche Informationen von der Birke Wellness GmbH  geht) oder
3. der Mitarbeiter holt die vorherige Zustimmung der dritten Partei zur Weitergabe der vertraulichen Information ein (nur soweit es um vertrauliche Informationen einer dritten Partei geht) oder
4. die Offenlegung vertraulicher Informationen ist bei vorheriger Benachrichtigung (soweit möglich) der dritten Partei zulässig, sofern diese durch zwingendes Recht, eine Behörde, ein Gericht oder durch eine andere zuständige Stelle angeordnet wird.

Die Einhaltung interner, gesetzlicher und vertraglicher Geheimhaltungspflichten ist für die Wahrung der Interessen von der Birke Wellness GmbH, seiner gewerblichen Schutzrechte und seines Rufs als vertrauenswürdiges und zuverlässiges Unternehmen unerlässlich. Jede unbefugte Weitergabe vertraulicher Informationen kann erhebliche Schäden für die Birke Wellness GmbH und ihre Geschäftspartner verursachen.

9 Datenschutz und Informationssicherheit

Die Birke Wellness GmbH respektiert das Recht auf Privatsphäre jeder Person. Daher halten wir alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ein. Jede unrechtmäßige Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unserer Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und dritter Personen ist streng untersagt. Alle personenbezogenen Daten müssen stets mit der gebotenen Sorgfalt behandelt und gegen unbefugte Zugriffe Dritter geschützt werden, und dürfen nur in dem Umfang verarbeitet und genutzt werden, wie es die Gesetze, Regelungen, unsere eigenen Prinzipien und die Betroffenen erlauben.

10 Sorgfältiger Umgang mit Firmenvermögen

Mit dem Firmenvermögen der Birke Wellness GmbH  ist sorgsam umzugehen. Geschäftsführer und Mitarbeiter müssen alle gemeinsam mit Betriebsgegenständen und Material der Birke Wellness GmbH möglichst schonend und sparsam umgehen. Die private Nutzung von Firmenvermögen ist grundsätzlich untersagt. Die private Nutzung kann im Einzelfall nur durch den Geschäftsführer gestattet werden, wenn sich daraus keinerlei negative Auswirkungen für die Birke Wellness GmbH  ergeben.

Geschäftsführer und Mitarbeiter haben als Einzelne und insgesamt die Verantwortung, die Lizenzvereinbarungen, die den Einsatz von Computer Software regeln und die Vervielfältigung begrenzen, zu verstehen und zu befolgen.

11 Faires, aufrichtiges und kollegiales Verhalten am Arbeitsplatz

Die Birke Wellness GmbH respektiert den Schutz der international anerkannten Menschenrechte und stellt sicher, dass sich unser Unternehmen nicht an der Verletzung von Menschenrechten beteiligt.

Die Vielfalt unserer Mitarbeiter und damit auch deren Unterschiedlichkeit ist ein wichtiges Element für unseren Erfolg. Wir beurteilen und fördern unsere Mitarbeiter daher ausschließlich nach ihren Fähigkeiten und ihren Leistungen und differenzieren unter keinen Umständen die Beschäftigten und Bewerber nach ethnischer Herkunft, Nationalität, Rasse, Geschlecht, Familien- oder Personenstand, Schwanger- oder Elternschaft, Alter, Überzeugung, Religionszugehörigkeit oder Glauben, Hautfarbe, Abstammung, Behinderung oder sexueller Orientierung. Unsere Geschäftsführer und Mitarbeiter sorgen gemeinsam für ein kollegiales und motivierendes Arbeitsklima, damit das volle Potential aller unserer Mitarbeiter Entfaltung finden kann.

Die Birke Wellness GmbH toleriert keine Form von Diskriminierung, Schikane oder Mobbing am Arbeitsplatz. Dies umfasst insbesondere anstößige verbale, physische, visuelle oder sexuelle Verhaltensweisen oder Handlungen, die sich gegen einzelne Personen richten.

12 Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit

Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter liegen uns am Herzen. Unsere Verantwortung als Arbeitgeber gegenüber unseren Mitarbeiter gebietet eine optimale Vorsorge für die Gesundheit und gegen jegliche Unfallgefahren durch sorgfältige technische Planung von Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Abläufen sowie das verantwortungsvolle Handeln jedes einzelnen Mitarbeiters.

Birke Wellness GmbH hält sich an alle anwendbaren Gesetze bezüglich Mindestlöhne und maximale Arbeitsstunden der jeweiligen Länder in denen wir tätig sind und respektiert das Recht ihrer Mitarbeiter auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlung und unternimmt oder toleriert keinerlei Maßnahmen, die darauf abzielen, diese Rechte ihrer Mitarbeiter einzuschränken

13 Meldung von Verstößen

Mitarbeiter der Birke Wellness GmbH können und sollen Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder den Verhaltenskodex der Geschäftsleitung melden. Das gilt insbesondere für Fälle, in denen der Mitarbeiter keine andere Möglichkeit hat, sicherzustellen, dass der Verstoß verhindert wird.

Der Geschäftsführer stellt ein größtmögliches Maß an Vertraulichkeit für Meldungen von Mitarbeitern sicher. Der Geschäftsführer wird mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln dafür Sorge tragen, dass Mitarbeitern aus der Meldung eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften oder den Verhaltenskodex keinerlei Nachteile entstehen.

Birke Wellness GmbH
Christian Niemeyer, Geschäftsführer